PRIVACY WHISTLEBLOWING
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
RIFERIMENTI NORMATIVI
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Universal Music Italia S.r.l., con sede legale in Via Nervesa 21, 20139 Milano, codice fiscale e partita iva IT03802730154, in persona del legale rappresentante pro tempore, PEC: universalmusicitaliasrl@legalmail.it
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati personali da Lei forniti verranno trattati esclusivamente per le seguenti finalità:
NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO DI FORNIRE I DATI PERSONALI
La segnalazione può essere anonima. In questo caso, tuttavia, potrebbe non essere possibile per il Titolare del trattamento dare ulteriore corso alla segnalazione o alla relativa attività istruttoria.
Diversamente, qualora il segnalante indicasse nella segnalazione i propri dati identificativi e di contatto, questi dati verranno utilizzati dal Titolare del trattamento, o da soggetti da questo autorizzati, per la ulteriore gestione della segnalazione e per le sole finalità sopra specificate.
Il Titolare tratterà altresì i dati personali delle persone segnalate, ovvero di eventuali ulteriori persone menzionate nella segnalazione, dei facilitatori e/o delle altre persone coinvolte all’interno della società nella gestione della segnalazione.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I Suoi dati personali saranno trattati, per le finalità di cui sopra, su supporto sia cartaceo che informatico, per mezzo di strumenti elettronici o automatizzati, nel rispetto della normativa vigente in particolare in materia di riservatezza e sicurezza e in conformità ai principi di correttezza, liceità e trasparenza previsti dal GDPR e rafforzati, per il caso di specie, dal Decreto Whistleblowing.
Il trattamento è svolto dal Titolare del trattamento o dai responsabili e/o autorizzati appositamente designati per iscritto; l’elenco dei responsabili e/o degli autorizzati può essere richiesto dagli interessati al Titolare del trattamento.
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE
I dati personali degli interessati potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra e nel rispetto della normativa vigente in materia, alle seguenti categorie di soggetti:
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali saranno conservati per l’intera durata di gestione della segnalazione e per massimo 5 anni dalla data di chiusura della segnalazione. Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o anonimizzati.
TRASFERIMENTO DEI DATI
I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server o i dati anche al di fuori della Unione Europea. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Gli interessati potranno esercitare i diritti di cui all’art. 15 del GDPR:
Ai sensi di quanto previsto dal comma 1, lett. e ed f, dell’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), i soggetti interessati sono informati che i loro diritti individuati dagli artt. 15 a 22 del GDPR e, in particolare il diritto di accesso, non potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ovvero con reclamo al Garante Privacy ai sensi dell’art. 77 GDPR, ove dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dei soggetti interessati che effettuano una segnalazione, e/o allo svolgimento delle investigazioni o all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria. Ai sensi del comma 3, dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, l’esercizio di tali diritti potrà, inoltre, essere ritardato, limitato o escluso per tutto il tempo in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenendo conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dei soggetti interessati, al fine di salvaguardare gli interessi difensivi dei Titolare e la riservatezza dei soggetti interessati.
In tali casi:
Rimane fermo il diritto dei soggetti interessati di proporre ricorso giurisdizionale.
Per l’esercizio dei diritti sopra specificati o per domande o informazioni in ordine al trattamento dei dati ed alle misure di sicurezza adottate, gli interessati potranno in ogni caso inoltrare richiesta al Titolare del trattamento.
RIFERIMENTI NORMATIVI
- Art. 13 Regolamento UE 2016/679 del 27/04/2016 - Regolamento Generale per la Protezione dei Dati Personali (“GDPR”)
- D.Lgs 24/2023 - Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (“Decreto Whistleblowing”)
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Universal Music Italia S.r.l., con sede legale in Via Nervesa 21, 20139 Milano, codice fiscale e partita iva IT03802730154, in persona del legale rappresentante pro tempore, PEC: universalmusicitaliasrl@legalmail.it
FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati personali da Lei forniti verranno trattati esclusivamente per le seguenti finalità:
- ricezione, elaborazione e gestione delle segnalazioni inviate al Titolare del trattamento in conformità al Decreto Whistleblowing;
- adempimento degli obblighi previsti dal Decreto Whistleblowing, da ulteriori disposizioni normative applicabili e da disposizioni impartite da autorità e organi di vigilanza e di controllo.
NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DI UN EVENTUALE RIFIUTO DI FORNIRE I DATI PERSONALI
La segnalazione può essere anonima. In questo caso, tuttavia, potrebbe non essere possibile per il Titolare del trattamento dare ulteriore corso alla segnalazione o alla relativa attività istruttoria.
Diversamente, qualora il segnalante indicasse nella segnalazione i propri dati identificativi e di contatto, questi dati verranno utilizzati dal Titolare del trattamento, o da soggetti da questo autorizzati, per la ulteriore gestione della segnalazione e per le sole finalità sopra specificate.
Il Titolare tratterà altresì i dati personali delle persone segnalate, ovvero di eventuali ulteriori persone menzionate nella segnalazione, dei facilitatori e/o delle altre persone coinvolte all’interno della società nella gestione della segnalazione.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I Suoi dati personali saranno trattati, per le finalità di cui sopra, su supporto sia cartaceo che informatico, per mezzo di strumenti elettronici o automatizzati, nel rispetto della normativa vigente in particolare in materia di riservatezza e sicurezza e in conformità ai principi di correttezza, liceità e trasparenza previsti dal GDPR e rafforzati, per il caso di specie, dal Decreto Whistleblowing.
Il trattamento è svolto dal Titolare del trattamento o dai responsabili e/o autorizzati appositamente designati per iscritto; l’elenco dei responsabili e/o degli autorizzati può essere richiesto dagli interessati al Titolare del trattamento.
COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE
I dati personali degli interessati potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra e nel rispetto della normativa vigente in materia, alle seguenti categorie di soggetti:
- soggetti a cui tale comunicazione deve essere effettuata al fine di adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi previsti da leggi, da regolamenti e/o dalla normativa comunitaria;
- persone fisiche e/o giuridiche che forniscono servizi strumentali alle attività del Titolare per le finalità sopra specificate (es. consulenti, organismo di vigilanza, collegio sindacale, società di auditing, avvocati, consulenti forensi ecc.).
- forze di polizia, autorità competenti (es. Autorità Nazionale Anticorruzione) ed altre amministrazioni pubbliche, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali saranno conservati per l’intera durata di gestione della segnalazione e per massimo 5 anni dalla data di chiusura della segnalazione. Decorso tale termine, i dati saranno cancellati o anonimizzati.
TRASFERIMENTO DEI DATI
I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server o i dati anche al di fuori della Unione Europea. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Gli interessati potranno esercitare i diritti di cui all’art. 15 del GDPR:
- ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che li riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
- ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
- opporsi, in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che li riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.
Ai sensi di quanto previsto dal comma 1, lett. e ed f, dell’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), i soggetti interessati sono informati che i loro diritti individuati dagli artt. 15 a 22 del GDPR e, in particolare il diritto di accesso, non potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ovvero con reclamo al Garante Privacy ai sensi dell’art. 77 GDPR, ove dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dei soggetti interessati che effettuano una segnalazione, e/o allo svolgimento delle investigazioni o all’esercizio di un diritto in sede giudiziaria. Ai sensi del comma 3, dell’art. 2-undecies del Codice Privacy, l’esercizio di tali diritti potrà, inoltre, essere ritardato, limitato o escluso per tutto il tempo in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenendo conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dei soggetti interessati, al fine di salvaguardare gli interessi difensivi dei Titolare e la riservatezza dei soggetti interessati.
In tali casi:
- i soggetti interessati ne saranno informati con comunicazione motivata e resa senza ritardo, a meno che tale comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione dell’esercizio dei diritti;
- i soggetti interessati potranno esercitare i propri diritti tramite il Garante Privacy, con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy. In tale ipotesi, il Garante per la protezione dei dati personali informa i soggetti interessati di avere eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame.
Rimane fermo il diritto dei soggetti interessati di proporre ricorso giurisdizionale.
Per l’esercizio dei diritti sopra specificati o per domande o informazioni in ordine al trattamento dei dati ed alle misure di sicurezza adottate, gli interessati potranno in ogni caso inoltrare richiesta al Titolare del trattamento.
